Wie läuft ein Auftrag ab?

Illustration: Barbara Seiler

Du hast deinen ersten Auftrag an Land gezogen und du weisst nicht, wo du anfangen sollst? Um insbesondere Berufseinsteiger:innen das Leben zu vereinfachen und zu verhindern, dass alle die gleichen Fehler machen, haben wir, die Illustrator:innen von syndicom, ein Startet-Kit erstellt, das dir viele nützliche Vorlagen für Offerten, Rechnungen und AGB zur Verfügung stellt.

Als Mitglied von syndicom kannst du uns auch anrufen (076 683 32 69), wenn du eine Frage hast und im schlimmsten Fall, wenn es gar nicht anders geht, vertritt dich der syndicom-Rechtsdienst.

Die Infos zum Starter-Kit von syndicom findest du hier 

Wie ein Auftrag idealerweise ablaufen kann, zeigen wir dir hier anhand von Haifisch

1. Die Anfrage

Haifisch bekommt einen Anruf von einer potenziellen Kundin. Diese erklärt Haifisch ihr Projekt und fragt nach einem Preis. Eine Offerte zu erstellen braucht Zeit und erst wenn Haifisch alle nötigen Informationen hat, kann er sie erstellen und der Kundin zukommen lassen. Haifisch braucht dabei Angaben wie Grösse, Farbe, Stil, Menge und Zeitraum. Dann setzt er sich an den Computer und erstellt die Offerte anhand seiner Checkliste.

Tipp: Lass dich nicht am Telefon überrumpeln. Preise müssen unbedingt sorgfältig kalkuliert werden.
Keine Gratis-Skizzen schicken. Die Kundin hat sich bestimmt schon deine Webseite angesehen und kennt in etwa deinen Stil.

2. Die Offerte

Nachdem Haifisch die richtigen Kontaktangaben eingetragen hat, beginnt das Kalkulieren. Haifisch teilt seine Offerte in mehrere Teile ein:

• Administrativer Aufwand
  Hier berechnet er allfällige Vorbereitungen, Austausch mit der Kundin (telefonisch, per Mail, Sitzungen…) Aber nicht die Erstellung der Offerte.
• Entwurfsphase
  Hier rechnet er in etwa wie lang seine Vorbereitungen für die Ausführung sind. Das heisst «Geschätzte Stunden x Stundenansatz» (bei Haifisch gibts noch eine Korrekturrunde gratis dazu)
• Ausführung
  Da wird der Betrag aufgelistet, den Haifisch für die effektive Illustrationsphase schätzt. Von der ersten Skizze über Korrekturen bis zur definitiven Umsetzung und Abgabe. Auch hier: «Geschätzte Stunden x Stundenansatz»
• Nutzungsrechte
  Für jeden Auftrag muss vereinbart werden, wie die Nutzungs- und Urheber:innenrechte gehandhabt werden. Gerade Berufseinsteiger:innen verzichten oft auf viel Geld, indem sie Nutzungsrechte nicht verrechnen und einfach abgeben. Darum haben wir uns dieser Thematik speziell angenommen und im Starter-Kit von syndicom einfach und verständlich geregelt.
• Zusatzaufwand
  Je nach Ausgangslage muss Haifisch die Offerte noch zusätzlich adaptieren: eilt der Auftrag? Muss er auch übers Wochenende daran arbeiten? Dann gibt’s natürlich den Expresszuschlag, schliesslich arbeiten auch andere übers Wochenende nicht einfach gratis. Auch Spesen können in diesem Bereich anfallen. Oder geht es um viel Geld? Dann kann er einen Teil des Honorars im Voraus oder die Zahlung pro abgeschlossene Phase verlangen.
  Eventuell muss er auch eine Frist setzen, bis wann er eine Rückmeldung zur Offerte braucht. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn Haifisch noch andere Aufträge in der Pipeline hat.
• AGB
  In den AGB ist so ziemlich alles geregelt. Deshalb unbedingt als fixen Teil der Offerte mitschicken und von der Kundin akzeptieren lassen.

Nun ist die Offerte erstellt, zusammen mit seinen AGB schickt Haifisch die Offerte nun der Kundin.

Tipp: Oft verstehen unsere Kund*innen die hohen Kosten nicht. Hier lohnt es sich, die Offerte etwas ausführlicher und einfach zu beschreiben, damit der:die Kund:innen die vielen verschiedenen Schritte nachvollziehen kann.
Auch Berufseinsteiger:innen unterschätzen den Aufwand manchmal. Berechne darum genug Zeit (und Geld) ein.

3. Die Auftragserteilung

Super, die Kundin hat Haifisch per E-Mail den Auftrag erteilt und die AGB akzeptiert. Ab jetzt ist ihm zumindest ein Ausfallhonorar sicher, auch wenn er noch nicht begonnen hat (steht so in Haifischs AGB).

Erst jetzt nimmt Haifisch den Stift in die Hand!

Tipp: Du kannst deine Aufträge mithilfe von Zeiterfassung-Apps ganz einfach tracken. So hast du jeweils einen Überblick über den Zeitaufwand des gesamten Projekts, was dir auch in Zukunft bei der Planung nützlich sein wird.

Verlange in jedem Fall eine schriftliche Bestätigung der Offerte. Eine kurze Bestätigungsmail reicht schon.

4. Korrekturen

Haifisch hat nun die erste Skizze erstellt und schickt sie der Kundin. Die Kundin hat noch einige Korrekturen, aber das geht in Ordnung, denn die erste Korrekturrunde ist bei Haifisch ja inklusive (laut Offerte).
Ein regelmässiger Austausch ist nötig, damit die Kundin am Ende das bekommt, was sie will.

Tipp: Auch wenn der Auftrag telefonisch besprochen wurde, solltest du danach immer eine kurze E-Mail mit der Zusammenfassung davon an die Kundin schicken. Somit hast du etwas schriftliches und bist auf der sicheren Seite.

Die Korrekturen sind gemacht, Haifisch schickt seine Arbeit noch einmal. Nun stehen wieder Korrekturen an. Diese werden jetzt aber nach seinem, bereits in der Offerte definierten Stundenansatz für zusätzliche Korrekturen, berechnet.

5. Offerte anpassen

Huch, nun möchte die Kundin auch noch weitere Illustrationen und Haifisch merkt, dass seine Offerte gar nicht mehr zu dem aktuellen Auftrag passt. Dann wird neu verhandelt und eine ergänzende Offerte erstellt. Es ist sehr wichtig, zusätzliche, also nicht in der ursprünglichen Offerte vereinbarte Leistungen, neu zu verhandeln und wie bei der ersten Offerte sauber zu klären, damit es am Ende nicht zu Missverständnissen kommt. Generell gilt: Bevor eine Leistung erbracht worden ist, kann noch alles verhandelt werden. Im Nachhinein eine Lösung zu finden ist oft schwierig. Daher solltest du unbedingt alles klären, bevor du startest.

6. Auftragsabschluss

Haifisch hat den Auftrag erfolgreich beendet und die Kundin ist zufrieden. Wunderbar, nun schickt Haifisch ihm seine Rechnung. Wenn die Zahlung etappenweise erfolgte, schickt er in diesem Fall nun die letzte Rechnung. Zu den Akten gelegt wir der Auftrag erst, wenn der Zahlungseingang erfolgt ist und in der Bilanz verbucht wurde.

Tipp: Falls nun nicht alles glatt laufen sollte und die Kundin die Rechnung nicht begleicht, findest du hier Tipps, wie du nun vorgehen musst.

7. Belegexemplare und Werbung

Haifisch hat in seinen AGB drin, dass er jeweils eine Anzahl Belegexemplare bekommt und seine Arbeit auf seiner Webseite präsentieren kann. Da die Kundin nicht widersprochen hat, hat er dies akzeptiert.